Hợp pháp hóa lãnh sự và Apostille

Dịch vụ này là gì

Giấy tờ do cơ quan nước này cấp muốn được dùng ở nước kia thường phải qua một bước xác nhận con dấu, chữ ký. Trước đây bước đó là hợp pháp hóa lãnh sự: giấy tờ qua Bộ Ngoại giao và Thương mại Úc (DFAT), rồi đến Đại sứ quán Việt Nam.

Theo thông báo trên trang của Đại sứ quán, Việt Nam đã tham gia Công ước Apostille (ký ngày 5/10/1961), có hiệu lực với Việt Nam từ 11/9/2026. Từ ngày đó, giấy tờ công của Úc dùng ở Việt Nam chỉ cần giấy chứng nhận Apostille, và Đại sứ quán không nhận hợp pháp hóa cho những giấy tờ đã có Apostille của cơ quan ngoại giao Úc.

Ai cần và khi nào

Giấy tờ Úc dùng ở Việt Nam: giấy khai sinh, giấy kết hôn, bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy ủy quyền và các giấy tờ công khác. Ví dụ phổ biến là hồ sơ nhập quốc tịch, đăng ký hộ tịch, thừa kế, mua bán nhà đất hay đi học.

Giấy tờ Việt Nam dùng ở Úc: theo một bài phân tích pháp lý, Bộ Ngoại giao Việt Nam là cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille, và việc này có thể được giao dần cho một số Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Chúng tôi chưa xác minh được cách các cơ quan Úc đang tiếp nhận giấy tờ Việt Nam có Apostille, nên hãy hỏi cơ quan nhận hồ sơ của bạn trước khi làm.

Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc của giấy tờ (chữ ký, chức danh, con dấu), không xác nhận nội dung, không thay bản dịch, và không bảo đảm cơ quan nhận sẽ chấp nhận.

Giấy tờ thường cần

• Đường Apostille: bản gốc giấy tờ Úc đã có Apostille của DFAT, và đơn đề nghị theo mẫu của Đại sứ quán nếu bạn cần chứng thực bản sao hoặc bản dịch tại đây.
• Bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo luật Việt Nam, nếu giấy tờ không bằng tiếng Việt.
• Đường hợp pháp hóa cũ (giấy tờ nằm ngoài phạm vi Công ước): tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, bản sao giấy tờ tùy thân (căn cước, hộ chiếu hoặc bằng lái), giấy tờ đã được DFAT chứng thực, và phong bì có địa chỉ nếu nhận qua bưu điện.
• Một số giấy tờ, như bằng của nhiều trường đại học, cần được cơ quan cấp xác nhận trước khi nộp DFAT.

Các bước

1. Xác định giấy tờ dùng ở đâu, cơ quan nào nhận, và có thuộc phạm vi Apostille hay không.
2. Gửi bản gốc cho DFAT xin Apostille (nếu cần, nhờ cơ quan cấp xác nhận trước).
3. Dịch sang tiếng Việt và nhờ Đại sứ quán chứng thực bản dịch hoặc bản sao nếu nơi nhận yêu cầu.
4. Trường hợp ngoài phạm vi Công ước: sau khi DFAT chứng thực, nộp hồ sơ hợp pháp hóa tại Đại sứ quán.
5. Nhận lại giấy tờ trực tiếp hoặc qua bưu điện.

Thời gian và lệ phí

Theo Đại sứ quán: bản dịch hoặc chứng thực đi kèm Apostille thường 1 đến 3 ngày làm việc với văn bản đơn giản, còn hợp pháp hóa theo đường cũ 1 đến 2 ngày làm việc. Nếu cần xác minh con dấu, chữ ký thì thời gian dài hơn. Chưa tính thời gian ở DFAT và bưu điện.

Lệ phí của Đại sứ quán không được nêu số tiền trên trang. Phí Apostille của DFAT, theo trang của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế, là 102 đô la Úc (hiệu lực từ 1/2025) và có thể tăng mỗi năm vào ngày 1 tháng 1. Hãy xem lại trên trang DFAT và Smartraveller trước khi nộp.

TNT Global hỗ trợ gì

Chúng tôi kiểm tra giấy tờ của bạn thuộc đường Apostille hay hợp pháp hóa cũ, nhắc bước xác nhận trước khi gửi DFAT, dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh khi cần, chuẩn bị bộ hồ sơ và gửi đi bằng bưu điện có theo dõi. TNT Global hỗ trợ chuẩn bị, dịch thuật và nộp hồ sơ; việc cấp Apostille hay hợp pháp hóa do DFAT, Đại sứ quán và cơ quan có thẩm quyền quyết định.

Lỗi thường gặp

• Làm theo hướng dẫn trước 11/9/2026, vẫn gửi Đại sứ quán hợp pháp hóa cho giấy tờ đã có Apostille.
• Gửi bản sao thay vì bản gốc cho DFAT, hoặc bản in từ giấy tờ điện tử không được coi là bản gốc.
• Nghĩ rằng Apostille thay được bản dịch. Giấy tờ không bằng tiếng Việt vẫn cần bản dịch đúng quy định.
• Không hỏi trước cơ quan nhận xem họ có yêu cầu thêm gì không.